○岡山県立大学における研究費の不正使用防止等に関する規程
平成27年6月18日
(趣旨)
第1条 この規程は、岡山県立大学(以下「本学」という。)における研究費の不正使用防止、不正使用に起因する問題が生じた場合に適切に対応するための措置等(以下「不正使用防止等」という。)に関し、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成19年2月15日(令和3年2月1日改正)文部科学大臣決定)(以下「ガイドライン」という。)に基づき、必要な事項を定める。
(1) 公的研究費等 本学が研究機関として管理する研究資金をいう。
(2) 競争的資金等 ガイドラインに規定するガイドライン対象制度一覧に掲げる研究資金をいう。
(3) 教員 公立大学法人岡山県立大学職員就業規則第2条第2項に規定する教員及び公立大学法人岡山県立大学特任教員就業規則第2条に規定する特任教員をいう。
(4) 事務職員 公立大学法人岡山県立大学職員就業規則第2条第2項に規定する事務職員、公立大学法人岡山県立大学特定事務職員就業規則第2条に規定する特定事務職員、公立大学法人岡山県立大学再雇用特定事務職員就業規則第1条に規定する再雇用特定事務職員及び公立大学法人岡山県立大学有期雇用職員就業規則第2条に規定する有期雇用職員をいう。
(5) 教職員 本学の教員、事務職員及び岡山県立大学特命研究員取扱規程第1条に規定する特命研究員をいう。
(6) 研究費執行者 本学の教職員及び学生で、研究費の執行に携わる者をいう。
(7) 監事 公立大学法人岡山県立大学定款第8条に規定する監事をいう。
(8) 不正使用 故意又は重大な過失により研究費の交付決定の条件、本学の規程等に違反する研究費の使用をいう。
(総務委員会)
第3条 不正使用防止等に関する審議は、岡山県立大学委員会設置規程別表1に規定する総務委員会が所掌する。
(最高管理責任者)
第4条 本学全体を統括し、不正使用防止等について最終責任を負う者として最高管理責任者を置き、学長をもって充てる。
2 最高管理責任者は、この規程を学内に周知するとともに、不正使用防止等の対策を実施するために必要な措置を講じる。
3 最高管理責任者に事故があるとき、又は欠員のときは、第5条第1項に規定する統括管理責任者がその職務を行う。
(統括管理責任者)
第5条 最高管理責任者を補佐し、不正使用防止等について本学全体を統括する実質的な責任と権限を有する者として統括管理責任者を置き、事務局長をもって充てる。
2 統括管理責任者は、この規程に基づいて、本学の具体的な不正使用防止計画を策定し、及び実施し、その実施状況を確認するとともに、最高管理責任者に報告する。
(コンプライアンス推進責任者)
第6条 各学部又は事務局内の不正使用防止等に関する実務上の責任と権限を有する者としてコンプライアンス推進責任者を置き、保健福祉学部長、情報工学部長、デザイン学部長及び事務局総務課長をもって充てる。
2 コンプライアンス推進責任者は、統括管理責任者の指示に基づき、次のとおり管理監督を行う。
(1) 全ての研究費執行者を対象にコンプライアンス教育及び啓発活動を実施する。
(2) 研究費執行者による研究費の管理運営の方法について検証し、必要に応じてこれを改善する。
(3) 不正使用防止等の実施状況を確認・モニタリングし、統括管理責任者に報告する。
3 コンプライアンス推進責任者に事故があるとき、又は欠員のときは、学長は、第7条に規定するコンプライアンス推進副責任者から適任者を指名し、その職務を行わせる。
(コンプライアンス推進副責任者)
第7条 コンプライアンス推進責任者を補佐する者としてコンプライアンス推進副責任者を置き、各学部の学科長並びに事務局の地域連携・研究推進課長及び総務課経理班長をもって充てる。
2 コンプライアンス推進副責任者は各学科又は事務局の不正使用防止等の対策を実施する。
(環境の整備等)
第8条 統括管理責任者は、次の事項に注意して研究費の執行に関する事務手続の説明書を作成し、研究費執行者に周知するとともに、ホームページ等により公表する。
(1) 支出項目ごと(人件費、旅費、物品等)に、事務処理手続を明示する。
(2) 事務処理手続は、統一化を図るが、研究分野の特性によりやむを得ない場合は、例外的事項を補足する。
(3) 定期的に検証を行い、不具合を是正する。
2 研究費の事務処理手続きに関する、学内外からの相談を受け付ける窓口を事務局総務課に設置するとともに、研究費の不正使用に関する取組についてホームページ等により公表する。
(職務権限の明確化)
第9条 研究費に係る研究費執行者の事務処理に関する権限と責任を明確にし、公立大学法人岡山県立大学会計規程その他本学の経理に関する規程に反映する。
(研究費執行者の意識向上)
第10条 研究費執行者の意識向上を目的に、最高管理責任者は、公的研究費等の使用に関する行動規範を策定する。また、コンプライアンス推進責任者は、次の事項に注意してコンプライアンス教育を実施する。
(1) 全ての研究費執行者を対象に実施するとともに、受講を義務化し、その受講状況及び理解度を把握する。
(2) 法令遵守意識の向上を目的に、研究費の執行に関する基準、本学の諸規程、過去の研究機関における不正事例とその処分内容等を周知する。
(3) 教員と事務職員の意見交換を定期的に開催し、それぞれの立場による問題意識を把握する。
2 研究費執行者は、不正防止対策の実効性を得るため、次の事項を盛り込んだ誓約書を本人の自署により提出しなければならない。なお、誓約書の提出がない場合は、競争的資金等の申請及び研究費の管理運営に携わることができないこととする。
(1) 不正を行わないこと。
(2) 本学の規程等を遵守すること。
(3) 規程等に違反して不正を行った場合は、法的な責任を負うこと。
(不正使用防止計画の策定・実施)
第11条 統括管理責任者は、不正使用を未然に防止するため、不正使用を発生させる要因を把握し、個々の発生可能性と深刻度の状況等を分析することにより不正使用防止計画を策定し、これを実施し、その実施状況を最高管理責任者に報告する。
(研究費の適正な管理運営)
第12条 研究費は、前条の不正使用防止計画を踏まえ、次のとおり適正に管理運用する。
(1) 予算の執行状況を検証し、予算執行が著しく遅れている場合は改善策を講じる。
(2) 発注段階で支出財源を把握する。
(3) 取引業者から次の事項を盛り込んだ誓約書の提出を求める。ただし、特に必要がないと統括管理責任者が認めた場合はこの限りでない。
ア 本学の規程等を遵守し、不正使用に関与しない。
イ 内部監査、その他調査等において、取引帳簿の閲覧・提出等に協力する。
ウ 不正が認められた場合は、取引停止を含むいかなる処分を講じられても異議を持たない。
エ 研究費執行者から不正使用に関する依頼があった場合は通報する。
(4) 発注・検収業務は、事務局が実施し、研究者以外の者によるチェックを行う。ただし、特に必要がないと統括管理責任者が認めた場合はこの限りでない。
(5) 特殊な役務に関する検収、非常勤雇用者の雇用管理その他の特別な管理運用が必要な場合は、実効性のある明確なルール等を設ける。
(内部監査の実施)
第13条 不正使用発生の抑止力とするため、公的研究費等にかかる内部監査の体制等を整備し、内部監査を実施する。
2 内部監査は、会計事務の専門的知識を有する者及び研究活動に精通した者(監査の対象となる研究費執行者を除く。)により行う。
3 内部監査は、書類等の形式的要件のチェック以外に、検収体制、情報伝達体制等の可否について審査する。
4 内部監査の実施に必要な事項は、別に定める。
(監事の役割)
第14条 監事は、不正防止に関する内部統制の整備・運用状況について本学全体の観点から確認し、意見を述べる。
2 監事は、前条の内部監査によって明らかになった不正発生要因が不正使用防止計画に反映されているか、また、不正使用防止計画が適切に実施されているかを確認し、意見を述べる。
(告発等窓口の設置と告発の取扱い)
第15条 最高管理責任者は、不正使用に関する告発、情報提供、相談、照会等(以下「告発等」という。)に対応するための窓口(以下「告発等窓口」という。)を事務局地域連携・研究推進課に設置し、その名称、場所、連絡先、受付方法等をホームページ等に掲載し、学内外に周知する。
2 不正使用の疑いが存在すると思料する者は、書面、電話、FAX、電子メール又は面談により、告発等窓口に告発等を行うことができる。
3 告発等は、実名(氏名・所属・職名)により行われ、不正使用を行ったとする研究費執行者(当該告発に係る事実の発生の日に本学の研究費執行者であった者を含む。)及び研究グループ並びに不正使用の事実内容が明示されている場合に受け付ける。ただし、原則として当該事案に関する公的研究費の終了年度を経過して5年以内のものとする。
(1) 匿名による告発及び告発の意思を明示しない情報提供、相談、照会等があり、調査等の必要が認められる場合
(2) 会計検査院、研究費の配分機関、外部の研究機関等から不正使用が指摘された場合
(3) 内部監査、コンプライアンス推進責任者が実施するモニタリング等により不正使用が指摘された場合
5 告発等窓口の担当職員は、告発等を受け付けた場合、速やかに最高管理責任者に報告する。
6 書面による告発等で、告発等窓口が受け付けたことを告発者が知り得ない場合は、告発者に受け付けた旨を通知する。
7 最高管理責任者は、告発等により告発者、被告発者等が不利益な取扱を受けることのないように、守秘等の適切な方策を講じる。
(予備調査)
第16条 前条第2項から4項の告発等があった場合は、最高管理責任者は、コンプライアンス推進責任者、コンプライアンス推進副責任者及び最高管理責任者が指名する者に速やかに証拠品の保全と予備調査を命じる。
2 コンプライアンス推進責任者及びコンプライアンス推進副責任者が不正使用に係る被告発者である場合は、最高管理責任者が適任者を指名し、前項の調査を命じる。
3 第1項の予備調査を命ぜられた者は、速やかに予備調査を開始し、その結果を最高管理責任者に報告しなければならない。
(調査委員会)
第17条 最高管理責任者は、前条の予備調査の結果について総務委員会に審議させ、告発の受付から30日以内を目途に本調査の要否を決定し、その結果を告発者及び被告発者に通知するとともに、当該研究に係る経費の配分機関及び文部科学省(当該研究に係る経費が競争的資金等による場合に限る。以下同じ。)に報告する。なお、本調査を不要と決定した場合は、通知等にその理由を記載する。
2 最高管理責任者は、本調査を実施する場合は、調査方針、調査対象及び調査方法等について、配分機関に報告するとともに協議しなければならない。
3 最高管理責任者は、本調査の実施が決定した場合には、調査内容に応じて本学の教職員又は外部有識者をもって調査委員会を設置し、本調査を命じる。
4 調査委員会の委員は、告発者及び被告発者等と直接に利害関係を有しない者から次により最高管理責任者が指名する。
(1) 本学の教職員から3人(コンプライアンス推進責任者、経理担当者等)
(2) 研究の分野・内容に応じて必要な外部有識者
5 調査委員会の委員長は、最高管理責任者が指名する。
6 最高管理責任者は、前項で指名する調査委員の氏名・所属を告発者・被告発者に通知する。
7 調査委員会は、本調査の実施決定から30日以内を目途に本調査を開始するが委員の5分の3以上の出席がなければ議事を行うことができない。
8 調査委員会は、告発された事案に係る支出調書の精査、関係者へのヒアリング等により本調査を実施する。この場合、被告発者の弁明を聴取しなければならない。
9 関係者は、調査委員会の行う調査に協力しなければならない。
10 調査委員会は、本調査の開始から120日以内を目途に不正使用の有無及び不正使用の内容、関与した者及びその関与の程度、不正使用の額等について認定し、最高管理責任者に報告しなければならない。
(研究費の一時的執行停止)
第18条 最高管理責任者は、不正使用の調査対象となっている者に対し、調査に関する研究費の執行停止を命ずることができる。
(調査結果等の通知及び報告)
第19条 最高管理責任者は、調査委員会の調査結果について総務委員会に審議させ、告発等の受付から210日以内に、不正使用の有無を認定し、その調査結果を速やかに告発者及び被告発者に通知するとともに、当該研究に係る経費の配分機関及び文部科学省に報告する。また、期限までに調査が完了しない場合は、調査の中間報告を当該研究に係る経費の配分機関に提出しなければならない。
2 調査委員会は、調査の途中であっても、不正使用の事実が一部でも確認された場合は、速やかに認定し、最高管理責任者に報告し、最高管理責任者は研究費の配分機関に報告する。
3 最高管理責任者は、配分機関の求めに応じて調査の途中であっても、その進捗状況の報告、及び調査の中間報告を配分機関に提出する。
4 最高管理責任者は、配分機関の求めに応じて調査に支障がある等の正当な理由がある場合を除き、当該事案に係る資料の提出、閲覧又は現地調査に応じる。
5 最高管理責任者は、不正使用の認定があった場合は、次の事項を速やかに公表しなければならない。
(1) 不正使用に関与した者の氏名又は所属。ただし、合理的な理由がある場合は、不正に関与した者の氏名又は所属を非公表にすることができる。
(2) 不正使用の内容及び本学が公表までに行った措置の内容
(3) 調査委員会の委員の氏名・所属、調査の方法・手順等
6 最高管理責任者は不正使用が行われなかったと認定した場合は、調査結果を公表しない。ただし、合理的な理由がある場合はこの限りではない。
7 最高管理責任者は、告発等が悪意に基づくものであったと認定した場合は、調査結果を告発者の所属機関に報告するとともに、第5項各号に準じて適正な事項を公表する。
(不服申立て)
第20条 被告発者は、不正使用を行ったと認定されたときは、前条第1項の通知により当該認定を知った日の翌日から起算して60日以内に不服申立てをすることができる。
2 前項の不服申立てがあった場合は、最高管理責任者は速やかに次のとおり対処する。
(2) 告発者に通知するとともに、当該研究に係る経費の配分機関及び文部科学省に不服申立てがあったことを報告する。
3 前項第1号により、調査委員会は、不服申立ての趣旨、理由等を考え合わせ、その事案の再調査の要否を速やかに決定し、次のとおり対処する。
(1) 再調査を開始すべきとした場合は、直ちに最高管理責任者に報告する。
(2) 前号の再調査の開始後50日以内を目途に、先の調査結果を覆すか否かを決定し、最高管理責任者に報告する。
(3) 再調査を不要とした場合は、直ちにその理由を示し、最高管理責任者に報告する。
5 告発が悪意に基づくものと認定された告発者は、第1項に準じて不服申立てをすることができる。その際、「被告発者」を「告発者」と、また「不正使用を行った」を「告発が悪意に基づくもの」と読み替える。
(調査結果に基づく措置)
第21条 最高管理責任者は、第19条第1項の報告で不正使用の認定があった場合は、最高管理責任者は、次のとおり対処する。
(1) 不正使用と認定された研究に関連する研究費の使用の中止
(2) 不正使用と認定された研究費の返還
(3) 公立大学法人岡山県立大学職員就業規則等の規定に基づく手続及び措置
2 不正使用の認定がなかった場合は、最高管理責任者は、被告発者の名誉回復及び研究活動の正常化のために十分な措置をとるとともに、告発等が本学の教員又は事務職員の悪意に基づくものであったと認定した場合は、最高管理責任者は、公立大学法人岡山県立大学職員就業規則等の規定に基づき必要な手続及び措置を行う。
(告発者及び調査協力者の保護)
第22条 最高管理責任者は、不正使用に関する告発者及び調査協力者が告発や情報提供を理由に不利益を受けることがないように十分な配慮を行わなければならない。
(守秘義務)
第23条 調査委員会の委員並びに関係者は、この規程に基づく調査により知り得た秘密を他に漏らしてはならない。
(事務)
第24条 不正使用防止等に関する事務は、事務局地域連携・研究推進課において処理する。
(委任)
第25条 この規程に定めるもののほか、不正使用への対応に関し必要な事項は、最高管理責任者が別に定める。
附則
この規程は、平成27年6月18日から施行する。
附則(平成28年3月7日)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月28日)
この規程は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成31年1月15日)
この規程は、平成31年1月15日から施行する。
附則(令和2年3月27日)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年3月26日)
この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年6月30日)
この規程は、令和4年6月30日から施行する。
附則(令和5年11月8日)
この規程は、令和5年11月8日から施行する。