○公立大学法人岡山県立大学会計実施細則
(平成19年4月1日)
改正
令和5年10月1日
(目的)
第1条　この細則は公立大学法人岡山県立大学会計規程(以下「会計規程」という。)第44条の規定に基づき、公立大学法人岡山県立大学(以下「法人」という。)における財務及び会計事務の取扱いについて必要な事項を定め、もって財務及び会計事務の適正な取扱いを期することを目的とする。
(経理責任者)
第2条　会計規程第7条第1項に規定する経理責任者が主に所掌する事務は、次の各号に掲げる事務とする。
(1)　予算決算事務　予算及び決算に関すること
(2)　契約事務　法人の収入及び支出並びに契約に関すること
(3)　財産管理事務　会計規程第33条に規定する資産の管理に関すること
2　会計規程第7条第2項に規定する経理責任者の補助者は、経理責任者が指名する職員とする。
(出納責任者)
第3条　会計規程第7条第1項に規定する出納責任者が主に所掌する事務は、次の各号に掲げる事務とする。
(1)　現金及び有価証券の出納及び保管に関すること
(2)　資金の管理に関すること
2　会計規程第7条第2項に規定する出納責任者の補助者は、出納責任者が指名する職員とする。
(事務の引継ぎ)
第4条　経理責任者又は出納責任者が交代するときは、前任者は速やかに後任者に事務の引継ぎを行うものとする。
2　前項の事務を引継ぎを行う場合には、引き継ぐべき帳簿及び関係書類の名称、数量、引継日その他必要な事項を記載した引継書(様式第1号)を作成するものとする。ただし、事故等により前任者が引継書を作成できないときは、この限りではない。
(勘定科目)
第5条　会計規程第8条に規定する勘定科目は、別表第1のとおりとする。
(帳簿の種類)
第6条　会計規程第9条に規定する会計に関する帳簿の種類及び様式は、次に掲げる帳簿とする。
(1)　主要簿
ア　総勘定元帳(様式第2号)
イ　合計残高試算表(様式第3号)
ウ　予算差引簿(様式第4号)
(2)　補助簿
ア　現金出納簿(様式第5号)
イ　預金出納簿(様式第6号)
ウ　固定資産台帳(様式第7号)
エ　小口現金出納簿(様式第8号)
オ　その他必要と認められる勘定の内訳簿
(伝票の種類及び作成)
第7条　会計規程第9条に規定する伝票は、振替伝票(様式第9号)とする。
2　前項の伝票は、その事実を証明する適正な関係書類に基づき作成しなければならない。
(伝票の証拠書類)
第8条　伝票の証拠書類は、次の各号に掲げるもの又はこれらに類するものとする。
(1)　契約関係書類
(2)　納品書
(3)　請求書
(4)　収納関係書類
(帳簿等の保存期間)
第9条　帳簿、伝票及び会計関係書類の保存期間は、次の各号に掲げる期間とする。
(1)　地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第34条に規定する財務諸表等　永年
(2)　帳簿　10年
(3)　伝票及び証拠書類　7年
(4)　その他会計関係書類　7年
(預金口座の開設等)
第10条　出納責任者は、会計規程第17条第1項に規定する取引金融機関に預金口座の開設又は廃止をしようとするときは、理事長の承認を受けて、その手続を行わなければならない。
2　預金口座の開設は、理事長の名義をもって行わなければならない。ただし、業務上必要と認められる場合は、理事長の承認を得て、法人又は出納責任者の名義をもって行うことができる。
(手許現金)
第11条　会計規程第18条第1項ただし書の規定に基づき現金を保管できる場合は、次の各号に掲げる場合とする。
(1)　旅費及び常用雑費その他の経費で常時小口の現金払を必要とする場合の小口現金
(2)　証明手数料、複写料等の窓口収納業務において、釣り銭を必要とする場合の釣り銭資金
(3)　学納金等の過収納を返還するために一時的に保有する返還資金
2　小口現金等の取扱いについては、別に定める。
(収納)
第12条　この細則において「収納」とは、大学の教育研究活動等によって得られる納付金、手数料、寄附金及び補助金のほか法人が認めた経費の金銭による収納をいう。
2　理事長は、出納責任者が行う事務のうち現金による収納事務を処理するため、職員のうちから必要な現金取扱員を指定するものとする。
3　出納責任者は、収納した現金(以下「収納現金」という。)を保有するに至った当日又は翌日までに取引金融機関の預金口座に預け入れなければならない。ただし、収納現金を預け入れようとする日が取引金融機関の休業日である場合は、直後の営業日までに預入れるものとする。
4　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は、現金を収納した日から起算して5日まで当該収納現金を保管することができる。
(1)　収納現金の保管額が50万円に達しないとき
(2)　業務の遂行上やむをえないと理事長が認めるとき
5　出納責任者は、前2項の規定により収納現金を保管する場合は、当該収納現金を指定金融機関の預金口座に預け入れるまでの期間、金庫等の施錠できる場所に厳重かつ適切に保管しなければならない。
(請求書の発行)
第13条　経理責任者は、債務者に対して債務の履行を請求しようとするときは、債権の性格に応じ、債務者の表示、債務額、納期限等の必要事項を記載した書面(以下「請求書」という。)により行うものとする。
2　経理責任者は、前項の規定にかかわらず、業務上特に必要と認める場合は、理事長の承認を得て、他の方法により請求することができる。
3　請求書に記載する履行期限は、契約書又は法人の規程等により別に定める場合を除き、請求書を発行した日から20日以内の任意の日とする。ただし、理事長が特に必要と認めるときは、相当の日数を加算した日とすることができる。
(収納金銭の照合)
第14条　金銭により収納を行う場合は、法人の規程等で定めた料金又は証拠書類の金額と収納金額を照合しなければならない。
(領収書の発行)
第15条　出納責任者又は現金取扱員は、会計規程第21条に基づき、領収証書を発行する場合は、領収証書(様式第10号)を使用しなければならない。
2　前項の規定にかかわらず、出納責任者が特に必要と認めるときは、前項に規定するもの以外の領収証書用紙を使用することができる。
3　領収証書を発行するときは、出納責任者の領収印を押印しなければならない。
(領収書用紙の管理)
第16条　前条第1項に定める領収証書用紙は、出納責任者が連続番号を付して管理するものとする。
2　出納責任者は、領収証書用紙を受払簿により管理するとともに未使用の領収書用紙については厳重に保管するものとする。
(支払)
第17条　この細則において「支払」とは、大学の教育研究活動等のために必要な人件費、教育研究経費及び管理経費の支出のほか法人が認めた経費の金銭による支払をいう。
(支払期日)
第18条　支払は、原則として債務を計上した日の属する月の末日をもって締め切り、その翌月の末日までに行うものとする。ただし、支払をしようとする日が取引金融機関の休業日である場合は、原則として、直前の営業日に支払うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものは、別に定める日又は支払期限までの日をもって支払うことができる。
(1)　給与(賃金を含む。)
(2)　旅費及び謝金
(3)　支払期限の定めのある公共料金、外国送金等
(4)　契約において支払日又は支払期限を定めたもの
(5)　その他出納責任者が特に必要と認めたもの
(預り金等の取扱い)
第19条　出納責任者は、法人の運営及び業務に関係する経費であって法人の収入とならない金銭を受け取ったときは、速やかに預り金として計上しなければならない。ただし、法人の運営及び業務に関係のない金銭は、受け取ることができない。
2　出納責任者は、法人の運営及び業務に関連する経費であって法人の支出とはならない金銭を支払うときは、立替金として処理しなければならない。
3　前項の立替金は、速やかに法人の会計に戻入れなければならない。
(前払)
第20条　会計規程第26条の規定に基づき、前払を行うことができる経費は、次の各号に掲げるものとする。
(1)　官公署又はこれに準ずる機関に対して支払うもの
(2)　外国から購入する物品の代価(物品の購入契約に基づき、契約の相手方が当該物品を外国から直接購入しなければならない場合における代価を含む。)
(3)　定期刊行物の代価及び日本放送協会に支払う受信料
(4)　土地及び家屋の借料
(5)　保険料
(6)　外国において研究又は調査に従事する者に支給する経費
(7)　委託費
(8)　その他理事長が特に必要と認めるもの
(仮払)
第21条　会計規程第26条の規定に基づき、仮払を行うことができる経費は、次の各号に掲げるものとする。
(1)　官公署又はこれに準ずる機関に対して支払うもの
(2)　旅費
(3)　その他理事長が特に必要と認めるもの
2　仮払金は、その債務の額が確定した後、速やかに精算しなければならない。
(立替払)
第22条　会計規程第27条の規定に基づき、法人の役職員が立替払をすることができる経費は、次の各号に掲げる経費とする。
(1)　学会参加負担金及びこれに関連する論文掲載料等(いずれも学部長等の承認を得たものに限る。)
(2)　その他業務遂行上、真にやむを得ないと認められる場合
2　前項の規定により立替払をするときは、あらかじめ経理責任者の承認を受けるものとする。ただし、前項第1号の学会参加負担金等に係る経費であって、あらかじめ学部長等の承認を得たものは、この限りではない。
3　法人の役職員は、第1項の規定に基づき立て替えた経費を、請求内容及び金額を明らかにする書類を添えて速やかに経理責任者に請求しなければならない。
4　経理責任者は、前項の請求内容が法人の業務に必要な経費であり、かつ立替払が必要と認める合理的理由がある場合に限り、当該経費を支払うことができる。
(返納金の戻入れ)
第23条　支払に係る返納金は、当該予算に戻入れることができる。ただし、当該返納金が前年度又はそれ以前の支払に係るものであるときは、戻入れを行う日の属する年度の収入として受け入れるものとする。
2　前項に規定する返納金の戻入れは、振替伝票により行うものとする。
(残高照合)
第24条　出納責任者は、原則として、毎日出納が終了したときに、法人の現金の手許有高と現金出納簿の残高を照合しなければならない。
2　法人の預金は、原則として、毎月末及び必要があるときに、取引銀行の預金の実在高と預金出納簿の残高を照合しなければならない。なお、毎事業年度末及び必要があるときは、取引銀行から預金残高証明書を徴し、預金出納簿と照合しなければならない。
(弁償額)
第25条　会計規程第43条第1項に規定する弁償額は、現金等の亡失等にあっては当該現金又は有価証券の額とし、その他の場合にあっては、業務の責任により生じた額とする。
(委任)
第26条　この細則に定めるもののほか、会計事務の取扱いに関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附　則
この細則は、平成19年4月1日から施行する。